申请软件著作权时，对软件文档的格式有一定要求，以下是具体说明：

基本格式要求

文档类型：通常接受常见的办公文档格式，如 Word 文档（.doc 或.docx）、PDF 文档等。

页面设置：一般采用 A4 纸张大小，纵向排版，页边距通常设置为上下左右各 2.54 厘米左右，以确保文档的规范性和易读性。

内容结构要求

完整性：软件文档应包含完整的软件功能描述、使用说明等内容，结构清晰，逻辑连贯。通常需涵盖软件概述、运行环境、安装指南、功能模块介绍、操作流程、故障排除等方面。

章节划分：根据软件的复杂程度和功能特点，合理划分章节或部分，每个部分有明确的标题，如 “软件概述”“功能详细介绍”“用户界面设计” 等，便于审查人员快速定位和理解相关内容。

文字表述要求

清晰准确：文字表述应清晰、准确、无歧义，避免使用过于专业或生僻的词汇，确保普通技术人员能够理解。对于软件中的专业术语或特定概念，应进行必要的解释。

语言规范：使用规范的中文或英文进行编写，语句通顺，语法正确，标点符号使用恰当。

图表及编号要求

图表质量：如果文档中包含图表，如软件界面截图、流程图、数据图表等，图表应清晰、完整，能够准确反映软件的相关情况。

图表编号及说明：对图表进行编号，并在图表下方或临近位置给出相应的说明，解释图表所展示的内容或功能，以便与正文内容相互配合，增强文档的可读性。

页眉页脚要求

页眉：可在页眉处注明软件名称、文档名称等信息，方便查阅和识别。

页脚：通常在页脚处添加页码，页码格式应统一，如 “第 X 页 共 Y 页”，确保文档的完整性和连续性。

当软件著作权申请被退回时，需要仔细查看退回原因，并根据具体情况进行相应修改，以下是一般的修改方法：

申请表问题

信息填写不完整或不准确：如果是软件基本信息、著作权人信息等填写不完整，需补充缺失的内容，如软件功能简介、开发完成日期等。对于填写错误的信息，如著作权人名称、证件号码等，要进行更正。

盖章或签字问题：检查申请表是否按要求盖章或签字。如果缺少盖章或签字，应补盖公章或补签相应人员的姓名。

软件鉴别材料问题

程序源代码问题

格式不符：若源代码提交的格式不符合要求，如未按规定提供前 30 页和后 30 页，不足 60 页未全部提供，或每页行数不足等，需重新整理源代码，按要求截取并提交。

代码不清晰或无法识别：如果代码存在乱码、模糊不清等情况，要对源代码进行重新整理和检查，确保代码清晰可辨，可使用专业的代码编辑工具进行整理。

软件文档问题

内容不完整：如果文档缺少必要的部分，如软件功能描述不详细、缺少操作流程等，需要对文档进行补充完善，确保涵盖软件的各个方面。

格式不符合要求：按照申请要求对文档的格式进行调整，如页面设置、字体、图表编号等，确保格式规范统一。

证明文件问题

身份证明问题：如果自然人的身份证复印件不清晰、法人或其他组织的营业执照副本复印件未加盖公章等，需重新提供清晰有效的身份证明文件，并按要求盖章。

合同或协议问题：对于委托开发合同、合作开发合同等，如果缺少必要条款、签字盖章不全或合同内容与申请表不符等，要对合同进行修改完善，补充缺失的条款，补全签字盖章。

修改完成后，需要再次提交申请，并密切关注申请进度，确保申请顺利通过。